Dateiversand an Kunden

Du willst als Medienschaffender also eine Datei an einen Kunden versenden…

Der Kunde ist hinsichtlich der EDV-Handhabung ein

Blutiger Laie

Speichere die Datei in einem Dateiformat ab, welches der Kunde auch öffnen kann. Erfahrungsgemäß machst Du nichts verkehrt, wenn Du auf Software zurückgreifst, deren Versionen schon vor 5 Jahren beim Kauf des Kunden-PCs beim lokalen Discounter vorinstalliert gewesen sind.

Sei Dir sicher, dass das Postfach des Kunden beim üblichen Freemailer entweder voll ist, keine Anhänge zulässt oder aufgrund vergessener Zugangsdaten sowieso nicht mehr vom Kunden abgerufen wird. Möglicherweise trifft auch keines dieser Probleme zu, dann kannst Du aber sicher sein, dass der Kunde nicht weiß, wie man einen Anhang öffnet. Das Problem ist aber nicht relevant, weil sich nach drei Tagen Wartezeit auf telefonische Nachfrage Deinerseits herausstellt, dass dem Kunden einfällt, er könne ja seine Mails wieder einmal abrufen. In diesem Fall werden vermutlich alle weiter oben erwähnten Probleme mit Mails erst jetzt zum Tragen kommen.

Sicherheitshalber solltest Du gleich dem Kunden ein Fax schicken oder die Datei(en) per CD-ROM postalisch zusenden. Kläre ihn im Beipackzettel zur CD-ROM noch darüber auf, dass diese komische runde Scheibe dort in seinen Rechner hineingesteckt werden muss, wo sich der ausfahrbare Kaffeetassenhalter befindet.

Sei Dir sicher, dass Du in jedem gewählten Übermittlungsfall anschließend länger am Telefon hängst, um das Öffnen der Datei zu erklären, als Du brauchst, um Dich mit ihm über den eigentlichen Inhalt des Dokumentes zu unterhalten.

Normaler EDV-Nutzer

Hier gibt’s in der Regel keine Probleme, wenn Du Dateien in einem völlig üblichen Format versendest, welches schon seit mindestens einem Jahr auf dem Markt zu finden ist. Schlimmstenfalls bekommst Du allerdings als Korrekturvorschlag dann ein zwanzigseitiges Fax mit den angezeichneten Änderungen zurück.

Nerd

Du weißt nicht, was ein Nerd ist?
Schäm Dich und gehe umgehend Dein Postfach beim Freemailer aufräumen!

Dem Nerd kannst Du schicken, was und wie Du es willst – er bekommt alles geöffnet. Zur Not sogar Dateien der Programmversion, die erst in sechs Monaten vom Hersteller als Developer-Version an ausgewählte Eliten verschickt wird.

Wichtiger als das Dokument und sein Inhalt selbst ist aber die Form der Übermittlung: Sinnvollerweise lädst Du das Dokument auf Deinen eigenen Server mit Hochgeschwindigkeitsanbindung hoch (falls Du bei ihm nicht über einen eigens eingerichteten FTP-Zugang auf einem seiner Server verfügen solltest). Anschließend benutze einen der üblichen URL-Shortener und twittere ihm die URL. Sicherheitshalber solltest Du Ihm auch noch kurze Messages in alle Social Networks schicken, in denen er sich üblicherweise aufhält. Sein Smartphone / Tablet / elektrischer Mixer wird ihn in dem Moment benachrichtigen, sobald Du Deine Entertaste gedrückt und wieder losgelassen hat.

Füge auf jeden Fall bei jedem Dokument eine ausführliche Versionshistorie bei (alternativ bei Fotos den kompletten Satz der EXIF-Daten), damit der Nerd anhand dieser Informationen die Qualität des Dokumentes beurteilen kann. Gerade bei Fotos sind diese Daten viel wichtiger als das eigentliche Motiv.